Dwight D. Eisenhower var USA:s 34:e president och styrde landet mellan 1953 och 1961. Under sitt presidentskap lanserade han bland annat det initiativ som ledde fram till internet (DARPA) samt inledde utforskningen av rymden genom att lansera NASA. Innan han var president var han en högt uppsatt general i den amerikanska armén. Han var även känd för att vara väldigt produktiv och ligger bakom ett verktyg som kan underlätta beslutsfattande. Verktyget ifråga heter Eisenhowers matris och används för att prioritera de uppgifter som ska utföras.
Bli mer produktiv med hjälp av Eisenhowers matris
Eisenhower hade en till synes enkel strategi för att ta sig an uppgifter och vara produktiv. Du kan använda Eisenhowers matris för att prioritera de saker som du behöver göra i din vardag eller i ditt arbete. De olika uppgifterna delas helt enkelt in i en matris som underlättar beslutsfattandet.
De kategorier som uppgifterna delas in i med Eisenhowers beslutsmatris är:
- Brådskande och viktiga. Dessa är de uppgifter som du bör utföra omedelbart eller snarast möjligt.
- Viktiga men inte brådskande. Dessa uppgifter schemalägger du till senare och prioriterar därmed i andra hand. Planera in uppgifterna i ditt schema.
- Brådskande men inte viktiga. Uppgifter som är brådskande men inte viktiga delegerar du till någon annan. Fundera över vem som kan göra uppgifterna åt dig.
- Varken brådskande eller viktiga. De uppgifter som faller i denna kategori skippar du helt enkelt att utföra.
För att sammanfatta det hela ser alltså matrisen ut så här:
Så kan du använda matrisen
Det fina med Eisenhowers metod är att den kan användas för att prioritera alla möjliga sorters beslutsfattande. Du kan till exempel använda metoden för att planera din vecka och vara mer produktiv på veckobasis. Men den kan lika väl användas när du skapar mindre omfattande planer för enskilda dagar.
Detta är ett exempel på hur Eisenhowers matris kan användas för att prioritera de uppgifter som du ska utföra idag:
| Viktiga | Inte viktiga | |
| Brådskande | (Att göra nu) Göra en sökordsanalys. Skriva och korrekturläsa en artikel. Publicera artikeln. | (Att schemalägga till en annan tidpunkt) Träna. Ringa en vän eller släkting. Göra research inför en kommande artikel. |
| Inte brådskande | (Att delegera) Dela artikeln på sociala medier. Godkänna kommentarer som inväntar granskning. Boka en resa. | (Att skippa) Se på tv. Kolla sociala medier. Gå igenom skräppostmappen. |
Skillnaden mellan brådskande och viktiga uppgifter
En kritisk komponent i Eisenhowers beslutsprincip är att göra skillnad på brådskande och viktiga uppgifter. För att underlätta denna process kan du tänka på följande sätt:
- Brådskande uppgifter är de som du upplever är tidskänsliga. Några exempel på dessa är att svara på mejl, ringa telefonsamtal och andra uppgifter som kan vara viktiga men inte nödvändigtvis är det.
- Viktiga uppgifter är de som är de som är utslagsgivande och får nålen att röra sig i rätt riktning. Hit hör alltså de uppgifter som bidrar till dina långsiktiga mål. Dessa kan också vara brådskande och har då högsta prioritet.
Det är med andra ord viktigt att försöka skilja på brådskande och viktiga uppgifter. Genom att göra detta kan du enklare identifiera vad du behöver göra nu på direkten och vad som kan vänta.
Det som är viktigt är sällan brådskande och det som är brådskande är sällan viktigt.
Dwight D. Eisenhower
Skippa uppgifter som varken är viktiga eller brådskande
Det allra snabbaste sättet att få något gjort är att helt enkelt skippa uppgiften. Detta är dock ingen ursäkt för att vara lat. Vad det istället bör ses som är ett sätt att tvinga dig själv att fatta de tuffa besluten. Som ett led i ditt arbete att prioritera med stöd av Eisenhowers princip ska du därför skippa vissa uppgifter. De uppgifter som bör elimineras är helt enkelt de som varken är brådskande eller viktiga. Dessa kommer nämligen inte att föra dig närmare dina långsiktiga mål.
Som du säkert redan vet tar att göra-listan aldrig slut. Det dyker alltid upp nya uppgifter av olika slag som du behöver utföra. För att kunna avsätta tid till dessa behöver du därför eliminera de oviktiga och inte brådskande uppgifterna. Först då kan du fokusera på de saker och uppgifter som verkligen är utslagsgivande och gör verklig skillnad i din strävan att bli mer produktiv.
Jag känner att Eisenhowers matris är väldigt användbar i detta hänseende. Eisenhowermetoden tvingar mig trots allt att ifrågasätta om en uppgift verkligen är nödvändig att utföra eller ej. Detta underlättar i mitt beslutsfattande och gör det enklare att skippa vissa uppgifter istället för att ödsla tid på dessa. Genom att göra det kan jag istället prioritera de mer brådskande uppgifterna. Dessa ser jag till att antingen göra nu på direkten, schemalägga till senare eller delegera till någon annan.
Avslutande tankar om Eisenhowers matris
Eisenhowers matris är ett väldigt användbart produktivitetsverktyg. Det är dock viktigt att du redan på förhand vet vilket mål du jobbar mot. Först då kan du enklare kategorisera de uppgifter som ligger framför dig och eliminera de varken viktiga eller brådskande uppgifterna.
Börja därför med att sätta fingret på vilket mål du för närvarande strävar mot. Använd sedan Eisenhowermetoden tillsammans med pomodorometoden för att maximera din produktivitet!
